Atribuții principale

• întocmește și ține la zi registrul general de intrare- ieșire al instituției;
• înregistrează corespondența primită prin fax, e-mail sau poștă și o înaintează către primar în vederea repartizării către compartimentele de specialitate și le predă salariaților pe bază de semnătură sau/și în format electronic prin intermediul programului de registratură electronică;
• înregistrează petițiile separat în registrul special și/sau în programul de registratură electronică și le predă salariaților pe bază de semnătură sau/și în format electronic prin intermediul programului de registratură electronică;
• expediază corespondența prin poștă, întocmește borderoul de predare primire și ține evidența confirmărilor de primire înapoiate;
• efectuează copii ale documentelor cu aparatul xerox;
• asigură preluarea apelurilor telefonice, a notelor telefonice și transmiterea întocmai a mesajelor recepționate;
• întocmește nomenclatorul arhivistic;
• răspunde de inventarierea, păstrarea şi evidenţa documentelor arhivate;
• verifică şi preia de la compartimente, pe baza de inventare, dosarele constituite;
• întocmeşte inventare pentru documentele fără evidenţă, aflate în depozit; asigură evidenţa tuturor documentelor intrate şi ieşite din depozitul de arhivă, pe baza registrului de evidenţă curentă;
• cercetează documentele din depozit în vederea eliberării copiilor şi certificatelor solicitate de cetăţeni pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legislaţia în vigoare;
• pune la dispoziţie, pe bază de semnatură şi ţine evidenţa documentelor împrumutate compartimentelor creatoare; la restituire, verifică integritatea documentului împrumutat; după restituire, acestea vor fi reintegrate la fond;
• organizează depozitul de arhivă după criterii prealabil stabilite, conform prevederilor Legii Arhivelor Naţionale; menţine ordinea şi asigură curaţenia în depozitul de arhivă; solicită conducerii instituţiei dotarea corespunzătoare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace PSI, s.a.), informează conducerea unităţii şi propune măsuri în vederea asigurării condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi conservare a arhivei;
• pune la dispoziţia delegatului Arhivelor Nationale toate documentele solicitate cu prilejul efectuării acţiunii de control privind situaţia arhivelor de la creatori;
• pregăteşte documentele (cu valoare istorică) şi inventarele acestora, vederea predării la Arhivele Nationale, conform prevederilor Legii Arhivelor Nationale;
• la preluare, compartimentul de arhivă verifică fiecare dosar, urmărind respectarea modului de constituire a dosarelor şi concordanţa între conţinutul acestora şi datele înscrise în inventar. În cazul constatării unor neconcordanţe ele se aduc la cunoştinţa compartimentului creator, care efectuează corecturile ce se impun;
• ţine evidenţa dosarelor şi a inventarelor depuse la compartimentul de arhivă în registrul de evidenţă curentă;
• ordonează documentele care se găsesc în arhivă neconstituite conform nomenclatorului şi le inventariază;